المهام الإجرائية للمرشد الأكاديمي:

1-   تجهيز ملف الإرشاد الأكاديمي للطالب:

على كل مرشد أن يجهز ملف لكل طالب من طلابه ويسجل عليه اسم الطالب وشعبته ورقمه الأكاديمي ويزود المرشد الأكاديمي الملف بالأوراق اللازمة باستمرار. وأهم محتويات الملف هي:

· نسخه من بيانات الطالب الشخصية.

· نسخة من جدول تسجيل الطالب للفصل الدراسي.

· كشف لمتابعة سير الطالب الدراسي.

· نسخة من السجل التراكمي للطالب.

· نسخة من أوراق الحذف والإضافة للمقررات الدراسية للطالب.

· ـ  نسخة من أي قرار يُتخــذ بحق الطالب.

2- إعداد إحصائية احتياج الطالب من المقررات الدراسية:

·     أن يحصل المرشد  على موعد التسجيل المبدئي من مكتب التسجيل.

·     يُعد نموذجا إحصائيا لحصر احتياج الطالب من المقررات الدراسية.

·     يجتمع بطلابه ويحدد معهم الاحتياج وفقا لخططهم الدراسية.

·     يملأ نموذج الاحتياج ويرسله لمكتب التسجيل.

2- الإشراف على عملية الحذف والإضافة:

·     يُناقش المرشد طلابه في أسباب الحذف ويتعرف على مبرراته.

·     يُوجه الطالب لتعويض المقرر المحذوف بإضافة مقرر آخر.

·     يُوزع بطاقات الحذف والإضافة على الطلاب الراغبين في ذلك .

·     يتأكد من نظامية عدد ساعات الطالب بعد الحذف والإضافة.

·     يتأكد من استيفاء جميع بيانات بطاقة الحذف والإضافة.

·     يعتمد البطاقة ويرسلها إلى مكتب التسجيل.

·     يحتفظ بنسخة من بطاقة الحذف والإضافة.

3- إرشاد الطالب المتأخر دراسيا وتوجيهه :

·     يضع المرشد آلية للاتصال بطلابه عند الحاجة.

·     يُسلم الطالب إنذارات الغياب أو التأخر الدراسي بالتنسيق مع مكتب التسجيل.

·     يُعد قائمة بالطلاب المتأخرين دراسيا.

·     يُحدد اجتماعا مع هؤلاء الطلاب.

·     يُوصلهم إلى قناعة بتأثير تأخرهم الدراسي على مستقبلهم.

·     يُشاركهم في وضع خطة لمعالجة ذلك بالتنسيق مع ادارة الكلية.

4- التواصل والتنسيق مع الاخصائى الاجتماعى أو النفسى أو الطبى:

·     على المرشد الأكاديمي أن يعلم أن الإرشاد الأكاديمي هو جزء مهم من الإرشاد الطلابي.

·     يضع في اعتباره أن إرشاد الطالب ورعايته وتوجيهه مسؤولية جماعية.

·     يُشرك باقى الاخصائيين وادارة الكلية في الأعمال ذات الصبغة الإرشادية أو التى تحتاج برامج علاجية.

·     يُحول الحالات الاخصائيين الاجتماعيين او النفسيين أو الطبيين فى سرية تامة متى تطلب الأمر ذلك.

5- تجهيز ملف خاص بالمرشد الأكاديمي ويحوي الآتي:

·     اسم المرشد ـ شعار المجموعة ـ عدد الطلاب.

·     معلومات عن الإرشاد.

·     أسماء الطلاب , وشعبهم , وأرقامهم الأكاديمية.

·     كشف حضور وغياب الطلاب.

·     الخطة الزمنية لبرنامج الإرشاد.

·     اللقاءات الجماعية.

·     المقابلات الفردية.